La rédaction de rapports d’incident est une partie importante du métier d’agent de sécurité. En tant qu’officier, nous sommes censés communiquer efficacement verbalement ou par écrit, c’est pourquoi vous devriez être en mesure de donner des descriptions précises d’un incident lors de la rédaction d’un rapport. Cela signifie qu’une bonne utilisation de l’orthographe et de la grammaire est requise, et pas d’argot.
Ces rapports peuvent être lus par n’importe qui, en particulier vos patrons ou le propriétaire/les propriétaires de l’entreprise, l’avocat, la police ou le personnel des pompiers. Voici donc selon les sociétés d’agents de sécurité a Lyon, quelques éléments à garder à l’esprit lors de la rédaction de rapports d’incidents :
FAITS :
Une chose que vous devez toujours garder à l’esprit lorsque vous rédigez votre rapport est de ne pas inclure votre opinion personnelle. Faites également attention aux mots que vous utilisez et ne sautez pas aux conclusions. Par exemple, dire qu’une personne détenue est ivre ou en état d’ébriété revient clairement à tirer une conclusion. Au lieu de cela, vous pouvez formuler votre phrase en fonction de ce que vous voyez ou entendez comme « vous avez senti de l’alcool dans l’haleine du client ».
LANGAGE SIMPLE :
Votre rapport d’incident doit être compris par tous ceux qui le lisent, quelle que soit leur expérience. N’oubliez pas non plus qu’il ne s’agit pas d’un examen universitaire, alors utilisez un langage simple que tout le monde devrait pouvoir comprendre. Faites de votre mieux pour ne pas inclure de jargon et si cela est inévitable, mettez le sens entre parenthèses.
FORMATER :
Ne transformez pas votre rapport en un long paragraphe ennuyeux qui confondra ou induira en erreur celui qui le lit. Il est toujours bon de les avoir dans des paragraphes afin que le lecteur sache quand des faits sont présentés sur quelque chose de nouveau. Vous pouvez même utiliser des puces ou des chiffres sur les informations si nécessaire. De cette façon, il est plus facile à lire et attire également l’attention des lecteurs sur les points cruciaux.
CINQ W ET UN H
Quand, où, qui, pourquoi, quoi et comment devraient faire partie de votre rapport. L’absence de l’un de ces éléments réduira l’authenticité de votre rapport d’incident. Il est toujours conseillé d’inclure toutes les personnes présentes. Y compris les pompiers, la police, les ambulanciers ou tout autre personnel d’urgence. Assurez-vous de savoir qui se trouve à quel endroit, quand cela s’est produit et comment. Vous devez également inclure les événements qui ont conduit à l’incident et comment la situation a dégénéré.
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